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IT-Runde

Ansprechender Excel-Urlaubskalender für den Arbeitsplatz

  • Ansprechender Excel-Urlaubskalender für Mitarbeiter und Unternehmen

    Wer Geschäftsführer ist, muss sich mit vielen verschiedenen Thematiken auseinandersetzen. Unter anderem setzt man sich mit organisatorischen, kaufmännischen und personellen Aufgaben auseinander. Neben den vielen Aufgaben dann auch noch schnellen Überblick über die einzelnen Bereiche zu haben ist meist eine Kunst. Wieviel Urlaub hat zum Beispiel der Herr Max Mustermann aus dem Vertrieb noch oder seit wieviel Wochen ist schon die Frau Marianne Mustermann aus dem Sekreteriat krank? Da es im Web viele komplizierte Software für Urlaubsplanerstellung (meist kostenpflichtig) gibt und die Microsoft Excel-Vorlagen entweder umständlich gestaltet wurden oder der einfache Überblick fehlt, habe ich nun selbst eine Urlaubsliste für mein Unternehmen entworfen :) (Geeignet für bis zu 20 Mitarbeiter oder eine Abteilung).

    Aufteilung

    Mein Urlaubskalender ist in zwei Grunddateien aufgeteilt:

    2014/2015:

    • Datei zur Administration (Urlaubsliste-Administration.xlsxDownload)
    • Datei für die Mitarbeiter (Urlaubsliste-Mitarbeiter-1.xlsxDownload)

    Neu: 2016/2017:

    • Datei zur Administration (Urlaubsliste-Administration_2016-2017.xlsxDownload)
    • Datei für die Mitarbeiter (Urlaubsliste-Mitarbeiter-1_2016-2017.xlsxDownload)

    Die erste Datei ist die Administration oder Übersicht über alle Mitarbeiter. Hier kann der Geschäftsführer / die Sekretärin / der Abteilunsgleiter genau sehen, welcher Mitarbeiter wann Urlaub macht. Jedes Jahr ist dabei ein eigenes Register und zusätzlich gibt es eine „Zusammenfassung“ mit einer Schnellübersicht. In diese kann der Administrator auch die vertraglich festgelegten Urlaubstage eintragen, welche ja je nach Mitarbeiter meist variieren.
    Die zweite Datei ist für einen einzelnen Mitarbeiter. Diese läd die eingetragenen Urlaubstage und festgelegten Urlaubstage aus der Administrator-Datei und berechnet übersichtlich den Resturlaub. Zudem kann der Mitarbeiter immer sehen, wieviel Resturlaub er vom Vorjahr mitgenommen hat und die komplette Liste übersichtlich für sich ausdrucken.

    Legende / Zeichen

    Da es in einigen Unternehmen vorgeschriebene Brückentage gibt, man auch halbe Urlaubstage nehmen kann und auch Geschäftsreisen zur Übersicht gerne dokumentiert werden, gibt es in meinem Urlaubskalender folgende Zeichen:
    Legende bei meinem Urlaubskalender
    Beim Urlaub (U/u) und beim Brückentag (B/b) wird ein kompletter Tag abgezogen, beim halben Urlaubstag (H/h) nur ein halber und bei einer Geschäftsreise (G/g), Krankheit (K/k) und einem Feiertag (F/f) bleibt der Urlaub gleich. (Mit „*-“ werden übrigens Wochenenden, also Samstag und Sonntag, gekennzeichnet)

    Funktionsweise

    Die Funktion hinter dem ganzen Excel-Urlaubskalender ist relativ trivial. Die Monatszeilen werden auf Ihre Werte hin überprüft und nach dem oben genannten Shema in Hilfsspalten (AJ-AN) geschrieben und berechnet. Wird also ein U in eine Zelle geschrieben, zählt die Urlaubs-Hilfsspalte (AK) eine 1. Der genommene Urlaub (AJ) wird dann mit Urlaub+Brückentag berechnet und ergibt -1. Mit einfachen Regeln werden zusätzlich dann noch die Zellen farbig gestaltet, wenn ein Wert eingetragen wird. Die Mitarbeiter-Datei zieht sich dann automatisiert beim Aufruf jedes Mal die aktuellen Daten aus der Administrator-Master-Datei.

    Zugriffsrechte

    Optimalerweise darf der Mitarbeiter natürlich nur auf seine eigene Datei zugreifen und weder auf die Mitarbeiter-Datei eines Kollegen, noch auf die Administrations-Datei. Dafür müssen dann im Netzwerk die Rechte auf den Dateien vergeben werden, sodass der Administrator alle Excel-Dateien sieht und der Mitarbeiter nur seine eigene. Zudem sollte der Mitarbeiter auf seine Datei nur Lesezugriff haben, um die vorhandenen Funktionen nicht ändern zu können.

    Screenshots

    Hier ein paar Eindrücke vom Excel-Urlaubskalender im Roh-Zustand sowie im Einsatz:

    Urlaubskalender Administration - Rohzustand Urlaubskalender Administration - Im Einsatz

    Urlaubskalender Mitarbeiter - Rohzustand Administration Zusammenfassung - Rohzustand

    In Planung

    Natürlich ist der Urlaubsplaner noch nicht perfekt. Derzeit ist er bei mir aber schon zu Testzwecken aktiv im Einsatz :) . In Zukunft sollen sich die Mitarbeiter-Dateien, die Administrationszeilen sowie die kommenden Jahre selbstständig mit Makros erstellen. Bis dahin reicht der derzeitige Aufbau für den Zweck jedoch völlig aus und sparrt sicher schon jetzt durch die Übersichtlichkeit viel Zeit ein!

    Auch hier zeigt sich wieder, was für ein hilfreiches Tool Microsoft mit Excel und seinen Office-Programmen geschaffen hat und welche ansprechenden und nützlichen Möglichkeiten es gibt.

    Wie findet ihr den Urlaubskalender bisher? Welche Software nutzt ihr für eure Urlaubseintragungen? Uns interessiert eure Meinung! 😎

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  1. #1 Marcel Sinemus
    26.06.2014 um 18:32 Uhr

    Einen Urlaubsplaner hab ich noch nicht. Für das Geschäft meiner Frau habe ich eine Tabelle zur Dienstplanung erstellt. Mit Saldo Rechnungen fast jeder Art.
    Schau mir den Plan aber genau an

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  2. #2 Marco
    22.07.2014 um 13:15 Uhr

    Super praktische Listen. Wie sagt ein altes Sprichwort so schön: Organisation ist das halbe Leben. Und es stimmt, das merkt man vor allem wenn man eine eigene Firma führt. Die Tabellen funktionieren sogar unter Libre Office :-)

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  3. #3 Sascha Bauer
    02.08.2014 um 23:21 Uhr

    Der sieht ja mal richtig edel und super übersichtlich aus! Das einzige Problem ist die Übersichtlichkeit bei mehr als 10 Leuten, dann wird die „Admin Liste“ sehr lang.

    Vielleicht für die nächste Version auch nochmal eine Vorschau Funktion im Admin Bereich? Dann brauch man nicht immer extra in die einzelnen Benutzer Listen zu gehen? Würde mich freuen :)

    Sascha B.

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  4. #4 Elly
    22.10.2014 um 14:04 Uhr

    Der Plan ist echt super! Gibt es den auch schon für 2015 oder nur für 2014? Oder wann würde denn der Plan für 2015 rauskommen? :)

    Elly

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  5. #5 Ellen
    06.11.2014 um 13:30 Uhr

    Hallo,
    es wäre schön wenn es eine Art Hilfe Datei zu der Tabelle gäbe. Kenn mich mit Excel nicht so gut aus. Finde sie soweit auch ganz prima. Aber die ein oder andere Zelle ist wohl nicht verknüpft oder so? Habe z.B. ein u in ein Kästchen (AdminListe Tabelle Urlaubskalender 2014)gemacht. Dieser Tag ist dann gelb geworden, wird aber in der Zusammenfassung nicht von den von mir vorher eingetragenen Jahresurlaub abgezogen. Die Zelle vorher und die danach werden abgezogen.
    Wenn man die Mitarbeiter Tabelle öffnet wird gesagt das diese Tabelle zu einer anderen gehört und ob die Verknüpfung hergestellt werden soll. Ich bin jau ja gegangen. Dann habe ich da mal im Oktober ein paar Tage u eingegeben. Ich dachte durch die Verknüpfung würde das dann auch in die Admin Tabelle übernommen. Aber dem war nicht so. Irgendwas mache ich wohl falsch. Aber was?
    Für eine Anleitung wäre ich sehr dankbar.
    Lieb grüß eine verzweifelte Sekretärin

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