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IT-Runde

Ansprechender Excel-Urlaubskalender für den Arbeitsplatz

  • Ansprechender Excel-Urlaubskalender für Mitarbeiter und Unternehmen

    Wer Geschäftsführer ist, muss sich mit vielen verschiedenen Thematiken auseinandersetzen. Unter anderem setzt man sich mit organisatorischen, kaufmännischen und personellen Aufgaben auseinander. Neben den vielen Aufgaben dann auch noch schnellen Überblick über die einzelnen Bereiche zu haben ist meist eine Kunst. Wieviel Urlaub hat zum Beispiel der Herr Max Mustermann aus dem Vertrieb noch oder seit wieviel Wochen ist schon die Frau Marianne Mustermann aus dem Sekreteriat krank? Da es im Web viele komplizierte Software für Urlaubsplanerstellung (meist kostenpflichtig) gibt und die Microsoft Excel-Vorlagen entweder umständlich gestaltet wurden oder der einfache Überblick fehlt, habe ich nun selbst eine Urlaubsliste für mein Unternehmen entworfen 🙂 (Geeignet für bis zu 20 Mitarbeiter oder eine Abteilung).

    Aufteilung

    Mein Urlaubskalender ist in zwei Grunddateien aufgeteilt:

    Neu: 2018/2019:

    • Datei zur Administration (Urlaubsliste-Administration_2018-2019.xlsxDownload)
    • Datei für die Mitarbeiter (Urlaubsliste-Mitarbeiter-1_2018-2019.xlsxDownload)

    2016/2017:

    • Datei zur Administration (Urlaubsliste-Administration_2016-2017.xlsxDownload)
    • Datei für die Mitarbeiter (Urlaubsliste-Mitarbeiter-1_2016-2017.xlsxDownload)

    2014/2015:

    • Datei zur Administration (Urlaubsliste-Administration.xlsxDownload)
    • Datei für die Mitarbeiter (Urlaubsliste-Mitarbeiter-1.xlsxDownload)

    Die erste Datei ist die Administration oder Übersicht über alle Mitarbeiter. Hier kann der Geschäftsführer / die Sekretärin / der Abteilunsgleiter genau sehen, welcher Mitarbeiter wann Urlaub macht. Jedes Jahr ist dabei ein eigenes Register und zusätzlich gibt es eine „Zusammenfassung“ mit einer Schnellübersicht. In diese kann der Administrator auch die vertraglich festgelegten Urlaubstage eintragen, welche ja je nach Mitarbeiter meist variieren.
    Die zweite Datei ist für einen einzelnen Mitarbeiter. Diese läd die eingetragenen Urlaubstage und festgelegten Urlaubstage aus der Administrator-Datei und berechnet übersichtlich den Resturlaub. Zudem kann der Mitarbeiter immer sehen, wieviel Resturlaub er vom Vorjahr mitgenommen hat und die komplette Liste übersichtlich für sich ausdrucken.

    Legende / Zeichen

    Da es in einigen Unternehmen vorgeschriebene Brückentage gibt, man auch halbe Urlaubstage nehmen kann und auch Geschäftsreisen zur Übersicht gerne dokumentiert werden, gibt es in meinem Urlaubskalender folgende Zeichen:
    Legende bei meinem Urlaubskalender
    Beim Urlaub (U/u) und beim Brückentag (B/b) wird ein kompletter Tag abgezogen, beim halben Urlaubstag (H/h) nur ein halber und bei einer Geschäftsreise (G/g), Krankheit (K/k) und einem Feiertag (F/f) bleibt der Urlaub gleich. (Mit „*-“ werden übrigens Wochenenden, also Samstag und Sonntag, gekennzeichnet)

    Funktionsweise

    Die Funktion hinter dem ganzen Excel-Urlaubskalender ist relativ trivial. Die Monatszeilen werden auf Ihre Werte hin überprüft und nach dem oben genannten Shema in Hilfsspalten (AJ-AN) geschrieben und berechnet. Wird also ein U in eine Zelle geschrieben, zählt die Urlaubs-Hilfsspalte (AK) eine 1. Der genommene Urlaub (AJ) wird dann mit Urlaub+Brückentag berechnet und ergibt -1. Mit einfachen Regeln werden zusätzlich dann noch die Zellen farbig gestaltet, wenn ein Wert eingetragen wird. Die Mitarbeiter-Datei zieht sich dann automatisiert beim Aufruf jedes Mal die aktuellen Daten aus der Administrator-Master-Datei.

    Zugriffsrechte

    Optimalerweise darf der Mitarbeiter natürlich nur auf seine eigene Datei zugreifen und weder auf die Mitarbeiter-Datei eines Kollegen, noch auf die Administrations-Datei. Dafür müssen dann im Netzwerk die Rechte auf den Dateien vergeben werden, sodass der Administrator alle Excel-Dateien sieht und der Mitarbeiter nur seine eigene. Zudem sollte der Mitarbeiter auf seine Datei nur Lesezugriff haben, um die vorhandenen Funktionen nicht ändern zu können.

    Screenshots

    Hier ein paar Eindrücke vom Excel-Urlaubskalender im Roh-Zustand sowie im Einsatz:

    Urlaubskalender Administration - Rohzustand Urlaubskalender Administration - Im Einsatz

    Urlaubskalender Mitarbeiter - Rohzustand Administration Zusammenfassung - Rohzustand

    In Planung

    Natürlich ist der Urlaubsplaner noch nicht perfekt. Derzeit ist er bei mir aber schon zu Testzwecken aktiv im Einsatz 🙂 . In Zukunft sollen sich die Mitarbeiter-Dateien, die Administrationszeilen sowie die kommenden Jahre selbstständig mit Makros erstellen. Bis dahin reicht der derzeitige Aufbau für den Zweck jedoch völlig aus und sparrt sicher schon jetzt durch die Übersichtlichkeit viel Zeit ein!

    Auch hier zeigt sich wieder, was für ein hilfreiches Tool Microsoft mit Excel und seinen Office-Programmen geschaffen hat und welche ansprechenden und nützlichen Möglichkeiten es gibt.

    Wie findet ihr den Urlaubskalender bisher? Welche Software nutzt ihr für eure Urlaubseintragungen? Uns interessiert eure Meinung! 😎

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  1. #1 Christian
    05.08.2015 um 15:33 Uhr

    Hey Tina,

    im Beitrag sind nun die neu erstellten Dateien für die Jahre 2016/2017 hinzugefügt worden.

    http://it-runde.de/dateien/2015/08/Urlaubsliste-Administration_2016-2017.xlsx

    http://it-runde.de/dateien/2015/08/Urlaubsliste-Mitarbeiter-1_2016-2017.xlsx

    Möchte man die Jahre in die bestehende Übersicht integrieren, kann man beide Dateien öffnen und danach das Register per Rechtsklick in die alte Mappe „Verschieben oder Kopieren“.

    Liebe Grüße
    Christian

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  2. #2 Jürgen Seifer
    25.10.2015 um 13:41 Uhr

    Hallo Chritian,

    möchte gerne noch um zwei Mitarbeiter erweitern.
    Gibt es dazu eine Schritt für Schritt Anleitung damit die
    Formeln alle passen.
    Ich bringe es einfach nicht hin.

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  3. #3 Anne
    28.12.2015 um 11:25 Uhr

    Hallo,

    wenn ich vier weitere Kollegen dazufüge, klappt das zusammenzählen der Urlaubstage leider nicht mehr. Die Formel wird in der Zusammenfassung korrekt übertragen und in der Urlaubsliste kann ich die Urlaubstage auch eintragen. Aber die Urlaubstage werde nur in den neu eingefügten Zellen nicht zusammengezählt.

    Was habe ich falsch gemacht? Letztes Jahr habe ich es hinbekommen, in der alten Datei hat das Einfügen geklappt.

    Vielen Dank!

    Post ReplyPost Reply
  4. #4 Christian
    31.12.2015 um 12:36 Uhr

    Hallo Anne,

    das Problem wird wahrscheinlich sein, dass du die Felder runter kopierst. Wenn du einfach neue Zeilen einfügst, ändern sich die Formeln normalerweise automatisch mit 🙂

    Viele Grüße und einen guten Rutsch
    Christian

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  5. #5 Jenny
    28.01.2016 um 12:07 Uhr

    Hallo Christian,

    erst einmal vielen Dank für die tolle Liste. Ich hoffe, Du hast meine Frage nicht schon in einem der bisherigen Kommentaren beantwortet.
    In der Zusammenfassung ist für die Spalte „Urlaub genommen“ eine Formel hinterlegt. Ich nehme an, hier soll der Sinn sein, dass Excel die zuvor manuell eingetragenen Urlaubstage zusammenzählt und automatisch aktualisiert?
    Wenn dem (hoffentlich) so ist, funktioniert es bei mir leider nicht. Trage ich weitere Urlaubstage für einen Mitarbeiter ein, verändert sich die Zahl in der Spalte „Urlaub genommen“ leider nicht. Dafür steht dort bereits eine 2, obwohl bei dem jeweiligen Mitarbeiter keine Eintragungen gemacht worden sind.

    Vielen herzlichen Dank für ein kurzes Feedback dazu.
    Jenny

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