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IT-Runde

Vorteile der digitalen Archivierung

  • Vorteile der digitalen Archivierung

    Das wir schon längst im digitalen Zeitalter angekommen sind, merken viele von uns nicht nur täglich am achtstündigen PC-Arbeitsplatz sondern auch daran, wie sich durch die Digitalisierung unser Leben schlagartig verändert hat. Dies fällt uns bereits bei Einkäufen auf, welche immer öfter bei Amazon & Co. getätigt werden – den Smartphones, welche immer mehr Aufgaben für uns erledigen sowie Speicherort für wichtige und täglich benötigten Daten bieten – und natürlich auch in den verschiedenen Betrieben, welche ihre Produkte, Abläufe und Geschäftsmodelle an die neuen Gegebenheiten und den aktuellen Fortschritt anpassen müssen.

    Da ich als Geschäftsführer meiner neu gegründeten GmbH nun trotz digitalem Fortschritt jeden Monat manuell an der Bank Kontoauszüge ziehen MUSS (Sonst kommen diese zzgl. Porto per Brief), obwohl ich bei meinem Privatkonto den Auszugsversand auf „digital“ umstellen kann, habe ich mich gefragt, ob die Vorteile der digitalen Archivierung sowie die Kostenersparnis für alle Beteiligten immer noch nicht allen Institutionen klar sind. Dabei heißt es doch immer: Wir wollen hin zum papierlosen Büro! 😎 Vor allem „altmodische“ Firmen und Vereine, zum Beispiel Heimatvereine, sehen außer den Kosten zur Archivierung keine weiteren Vorteile – Dabei hüten sie ja einen wahren Schatz für die kommenden Generationen und könnten die Dokumente nicht nur schneller selbst durchsuchen, sondern im ausgewähltem Maße auch der Öffentlichkeit zugänglich machen.

    Laut dem Marktforschungsinstitut Vanson Bourne verbringen Mitarbeiter in Unternehmen durchschnittlich 67 Minuten pro Tag mit der Suche nach Informationen. Also über eine Stunde pro Tag – jeder Mitarbeiter! Dabei ist es der Motivationskiller schlechthin:

    In jedem dritten Kleinbetrieb haben die Mitarbeiter durch die Digitalisierung mehr Freude an der Arbeit. Laut aktueller Umfrage des Digitalverbands Bitkom verbesserte sich in 59 Prozent der Firmen auch die Effizienz der Organisation.

    Das eine digitale Archivierung vor allem bei alten Dokumenten viel Arbeit und Kosten verursacht dürfte jedem klar sein. Was für Vorteile diese den Institutionen aber auch den Kunden geben kann, haben wir euch kurz und knapp im folgenden aufgeführt: 🙂

    • Lagerflächen sinnvoller nutzen / Platz sparen
      Einige Dokumente müssen als originale Akten aufbewahrt werden, andere wiederrum können nach der Digitalisierung in Blattform vernichtet werden. Dies bietet den großen Vorteil, dass Fläche frei wird und sinnvoller eingesetzt werden kann.

    • Höherer Schutz
      Die Dokumente eines Unternehmens sind ihr Kapital. Werden diese komplett vernichtet, ist es nahzu unmöglich den Betrieb weiter zu führen. Durch die Digitalisierung und moderne Backupkonzepte ist es jedoch möglich die Daten mehrfach an verschiedenen Standorten abzulegen um bei einem Brand oder einem Diebstahl nicht im Regen zu stehen.

    • Motivierte Mitarbeiter
      Wir haben es oben schon gelesen: Mitarbeiter benötigen nicht nur täglich viel Zeit zum durchsuchen und finden der Akten/Informationen, sie sind durch die Suche auch dementsprechend demotiviert. Wer kann es einem verübeln, meist befinden sich die Archivräume in größeren Unternehmen im staubigen und kalten Keller. Dies könnte mit wenigen Klicks optimiert werden. 😎

    • Suche – leicht gemacht!
      Nicht nur digital erstellte PDF Dateien sind heutzutage durchsuchbar. Verschiedene Software macht es möglich auch eingescannte Dokumente nach bestimmten Keywörtern zu durchsuchen. Durch verschiedene Kriterien wie Kategorien- oder Datumseingrenzungen werden die archivierten Dateien noch schneller gefunden.

    • Alles an einem Ort
      Fragen wie „Wo habe ich denn den Ordner hingestellt“ gehören bei der zentralen Sicherung aller Dokumente und Dateien an einem Speicherort der Vergangenheit an. Über Berechtigungen können verschiedensten Abteilungen und Mitarbeitern auch verschiedene Zugriffsrechte vergeben werden. Über einen Posteingangsservice könnten zusätzlich sogar Briefe ohne internen Aufwand direkt ins Hauptsystem geleitet werden.

    • Service wird groß geschrieben
      Meist unterscheiden sich Unternehmen in der gleichen Branche nur durch den qualifizierten Service, welcher dem Kunden angeboten wird. Je schneller ein Problem gelöst werden kann, desto glücklicher sind die Kunden. Nach eingabe der Kundennummer (oder direkter Vernetzung mit der Telefonanlage) können im digitalen Archiv alle Dokumente und Dateien angezeigt werden, welche den Kunden betreffen. Früher musste man dafür die verschiedenen Ordner (Angebote, Ausgangsrechnungen, Reklamationen und Kunden) einzeln holen und in jedem einzeln den Kunden aufwendig suchen.

    • Effektiv Geld verdienen
      Machen wir uns nichts vor, am Ende geht es immer um das leidige Thema mit wenig Aufwand möglichst viel Geld zu verdienen 🙂 – Das war schon immer so und das wird auch immer so bleiben. Durch die Zeitersparnis, der Motivation der Mitarbeiter sowie der Reduzierung der Lagerflächen kann ein Unternehmen bares Geld sparen und die dadurch gewonnene Zeit in neue Innovationen und den Ausbau der Firma stecken.

    Fazit
    Die digitale Archivierung von Dokumenten sollte meiner Meinung nach in jedem Unternehmen und auch im privaten Büro individuell überdacht und abgewägt werden. Bei falscher Nutzung (z.B. fehlenden Backups, inkonsistenten Systemen o.ä.) können zwar mehr Probleme wie Hilfestellungen aufkommen, die Vorteile überwiegen jedoch meist und rechtfertigen den im Zusammenhang stehenden Aufwand sowie die Kosten der Einführung.

    Wie steht ihr zum Thema digitale Archivierung? Alles nur unnützer Aufwand oder optimale Vorsorge für die zukünftigen Generationen? Könnt ihr euch zukünftig durch den Einsatz einer digitalen Archivierung das innovative „Papierlose Büro“ vorstellen? Uns interessiert eure Meinung! 🙂

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  1. #1 Marcel
    01.08.2015 um 09:27 Uhr

    Das papierlose Büro ist eines meiner Ziele, die ich teilweise schon erfolgreich erreicht habe: Bankauszüge, Rechnungen, Mitteilungen der Pensionskassen etc.
    Das Problem ist teilweise nicht nur das konsequente Backup, sondern auch die Behörden, wenn es zur Steuerprüfung kommt: da ist das Papier wichtig! Ebenso die Steuererklärung ist nur bedingt digital möglich.

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  2. #2 Michael
    28.09.2016 um 14:54 Uhr

    Wir haben bei uns auch ein Archivierungssystem eingeführt, mit hohen Kosten und großem Aufwand. Die Ernüchterung kommt allerdings erst nach ein paar Monaten, so schön wie man sich das vorgestellt hat, ist es leider nicht. Obwohl ich aus der IT komme, richtig gut finde ich die Systeme bis heute nicht.

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