Wer Geschäftsführer ist, muss sich mit vielen verschiedenen Thematiken auseinandersetzen. Unter anderem setzt man sich mit organisatorischen, kaufmännischen und personellen Aufgaben auseinander. Neben den vielen Aufgaben dann auch noch schnellen Überblick über die einzelnen Bereiche zu haben ist meist eine Kunst. Wieviel Urlaub hat zum Beispiel der Herr Max Mustermann aus dem Vertrieb noch oder seit wieviel Wochen ist schon die Frau Marianne Mustermann aus dem Sekreteriat krank? Da es im Web viele komplizierte Software für Urlaubsplanerstellung (meist kostenpflichtig) gibt und die Microsoft Excel-Vorlagen entweder umständlich gestaltet wurden oder der einfache Überblick fehlt, habe ich nun selbst eine Urlaubsliste für mein Unternehmen entworfen 🙂 (Geeignet für bis zu 20 Mitarbeiter oder eine Abteilung).

Aufteilung

Mein Urlaubskalender ist in zwei Grunddateien aufgeteilt:

Neu: 2022/2023:

• Datei zur Administration (Urlaubsliste-Administration_2022-2023.xlsx – Download)
• Datei für die Mitarbeiter (Urlaubsliste-Mitarbeiter-1_2022-2023.xlsx – Download)

2020/2021:

• Datei zur Administration (Urlaubsliste-Administration_2020-2021.xlsx – Download)
• Datei für die Mitarbeiter (Urlaubsliste-Mitarbeiter-1_2020-2021.xlsx – Download)

2018/2019:

• Datei zur Administration (Urlaubsliste-Administration_2018-2019.xlsx – Download)
• Datei für die Mitarbeiter (Urlaubsliste-Mitarbeiter-1_2018-2019.xlsx – Download)

2016/2017:

• Datei zur Administration (Urlaubsliste-Administration_2016-2017.xlsx – Download)
• Datei für die Mitarbeiter (Urlaubsliste-Mitarbeiter-1_2016-2017.xlsx – Download)

2014/2015:

• Datei zur Administration (Urlaubsliste-Administration.xlsx – Download)
• Datei für die Mitarbeiter (Urlaubsliste-Mitarbeiter-1.xlsx – Download)

Die erste Datei ist die Administration oder Übersicht über alle Mitarbeiter. Hier kann der Geschäftsführer / die Sekretärin / der Abteilunsgleiter genau sehen, welcher Mitarbeiter wann Urlaub macht. Jedes Jahr ist dabei ein eigenes Register und zusätzlich gibt es eine “Zusammenfassung” mit einer Schnellübersicht. In diese kann der Administrator auch die vertraglich festgelegten Urlaubstage eintragen, welche ja je nach Mitarbeiter meist variieren.
Die zweite Datei ist für einen einzelnen Mitarbeiter. Diese läd die eingetragenen Urlaubstage und festgelegten Urlaubstage aus der Administrator-Datei und berechnet übersichtlich den Resturlaub. Zudem kann der Mitarbeiter immer sehen, wieviel Resturlaub er vom Vorjahr mitgenommen hat und die komplette Liste übersichtlich für sich ausdrucken.

Legende / Zeichen

Da es in einigen Unternehmen vorgeschriebene Brückentage gibt, man auch halbe Urlaubstage nehmen kann und auch Geschäftsreisen zur Übersicht gerne dokumentiert werden, gibt es in meinem Urlaubskalender folgende Zeichen:

Beim Urlaub (U/u) und beim Brückentag (B/b) wird ein kompletter Tag abgezogen, beim halben Urlaubstag (H/h) nur ein halber und bei einer Geschäftsreise (G/g), Krankheit (K/k) und einem Feiertag (F/f) bleibt der Urlaub gleich. (Mit “*-” werden übrigens Wochenenden, also Samstag und Sonntag, gekennzeichnet)

Funktionsweise

Die Funktion hinter dem ganzen Excel-Urlaubskalender ist relativ trivial. Die Monatszeilen werden auf Ihre Werte hin überprüft und nach dem oben genannten Shema in Hilfsspalten (AJ-AN) geschrieben und berechnet. Wird also ein U in eine Zelle geschrieben, zählt die Urlaubs-Hilfsspalte (AK) eine 1. Der genommene Urlaub (AJ) wird dann mit Urlaub+Brückentag berechnet und ergibt -1. Mit einfachen Regeln werden zusätzlich dann noch die Zellen farbig gestaltet, wenn ein Wert eingetragen wird. Die Mitarbeiter-Datei zieht sich dann automatisiert beim Aufruf jedes Mal die aktuellen Daten aus der Administrator-Master-Datei.

Zugriffsrechte

Optimalerweise darf der Mitarbeiter natürlich nur auf seine eigene Datei zugreifen und weder auf die Mitarbeiter-Datei eines Kollegen, noch auf die Administrations-Datei. Dafür müssen dann im Netzwerk die Rechte auf den Dateien vergeben werden, sodass der Administrator alle Excel-Dateien sieht und der Mitarbeiter nur seine eigene. Zudem sollte der Mitarbeiter auf seine Datei nur Lesezugriff haben, um die vorhandenen Funktionen nicht ändern zu können.

Screenshots

Hier ein paar Eindrücke vom Excel-Urlaubskalender im Roh-Zustand sowie im Einsatz:

In Planung

Natürlich ist der Urlaubsplaner noch nicht perfekt. Derzeit ist er bei mir aber schon zu Testzwecken aktiv im Einsatz 🙂 . In Zukunft sollen sich die Mitarbeiter-Dateien, die Administrationszeilen sowie die kommenden Jahre selbstständig mit Makros erstellen. Bis dahin reicht der derzeitige Aufbau für den Zweck jedoch völlig aus und sparrt sicher schon jetzt durch die Übersichtlichkeit viel Zeit ein!

Auch hier zeigt sich wieder, was für ein hilfreiches Tool Microsoft mit Excel und seinen Office-Programmen geschaffen hat und welche ansprechenden und nützlichen Möglichkeiten es gibt.

Wie findet ihr den Urlaubskalender bisher? Welche Software nutzt ihr für eure Urlaubseintragungen? Uns interessiert eure Meinung! 😎

Tweet