Eine E-Mail ist heute schnell geschrieben. Eintippen, auf „Senden“ drücken und schon kommt die Nachricht beim Adressaten an. Doch nicht immer ist dieser schnelle Weg auch der beste. Denn in hastig geschriebene und wenig überdachte Mails schleichen sich häufig Fehler ein. Und ist die Nachricht einmal verschickt, ist der Fauxpas nicht mehr gutzumachen. Daher solltest du in einer formellen Mail auf einiges achten. Wir sagen dir, was besonders wichtig ist.

Mail-Etiquette – Wie im realen Leben, so auch in der digitalen Kommunikation

Gerade in der Geschäftskommunikation ist es wichtig, auf gutes Benehmen zu achten. Ja, auch bei E-Mails gibt es eine Etiquette, die durchaus mit dem realen Leben vergleichbar ist, wie folgende Parodie zeigt:

Wenn du dein Gegenüber „ANSCHREIST“, „zutextest“ oder mit Emoticons überhäufst, wirst du dir keine Freunde machen. Begehe also nie den Fehler, E-Mails weniger ernst zu nehmen, als Briefe oder ein persönliches Gespräch.

Rechtschreibung und Grammatik sind das A und O

Eine Geschäfts-E-Mail muss unter allen Umständen fehlerfrei und grammatisch richtig sein. Nachlässigkeiten wie Flüchtigkeitsfehler können Aufträge kosten. Denn perfekt verfasste Nachrichten drücken den Respekt vorm Adressaten aus. Kontrolliere den Text daher lieber mehrmals, bevor du auf „Senden“ drückst.

Auch mit der „Autocorrect“-Funktion solltest du vorsichtig sein. Diese kann schnell Kleinigkeiten „verschlimmbessern“, die beim späteren Überfliegen der Nachricht kaum auffallen.

Namen sind wie Schall und Rauch – Von wegen …

Einen Namen in der Anrede einer Mail falsch zu schreiben, ist bei formellen E-Mails eine Katastrophe. Du zeigst deinem Gegenüber damit, dass sein Name für dich „Schall und Rauch“ ist und das ist der wohl schlechteste erste Eindruck, den man vermitteln kann.

• Doppelnamen,
• Adelsprädikate und
• Titel (Professor / Doktor)

müssen beachtet und richtig geschrieben werden.

Wissenwert: Eine formelle E-Mail an Prof. Dr. Dr. X geht immer an „Herrn Professor X“. Verfügt der oder die Angesprochene „nur“ über einen Doktor-Titel, darf dieser abgekürzt werden („Herr/Frau Dr. X“).

Auch die Anrede „Herr“ oder „Frau“ muss richtig gewählt sein. Ist der Name nicht eindeutig einem Geschlecht zuortbar, kann eine schnelle Google-Recherche helfen.

Textblöcke schrecken Leser ab – Mails immer formatieren

Lange Textblöcke, keine Formatierung und ein verwirrter Leser. Begehe niemals den Fehler, eine lange, unformatierte E-Mail zu versenden. Die Nachricht soll

• gut strukturiert,
• übersichtlich und
• schnell zu erfassen

sein. Nur dann wird sie auch aufmerksam gelesen.

Im Anhang finden Sie …

… nichts. Denn mal wieder wurde der Anhang vergessen und die „Sorry, diesmal mit Anhang“-Mail folgt Sekunden später. Auch wenn jeder von uns dieses Hin und Her in der täglichen E-Mail-Kommunikation nur zu gut kennt: Vermeide diesen Fehler bei Kunden und Geschäftspartnern! Genauso aufmerksam, wie die Mail geschrieben wurde, sollte vor dem Absenden gecheckt werden, ob auch wirklich „alles dran“ ist.

Nicht-relevante Anhänge haben in einer formellen Mail übrigens nichts zu suchen. Weder das lustige Katzenfoto noch der Zeitungsartikel von letzter Woche, in dem du erwähnt wurdest, sind für Geschäftsmails geeignet. Sie verstopfen nur den E-Mail-Eingang des Adressaten und rufen daher eher Verärgerung als Heiterkeit hervor.

Die Verabschiedung – Der häufigste Fehler in E-Mails

Ist die E-Mail fehlerfrei geschrieben, gut ausgedrückt und richtig formatiert, findet sich dennoch häufig der Fehler im Detail: Nach einer Verabschiedung wie „mit freundlichen Grüßen“ folgt kein Satzzeichen! Weder ein Komma noch ein Ausrufezeichen. Da sich der Zeichenfehler aber über die Jahre sozusagen als „Gewohnheitsrecht“ etabliert hat, wird er wenig beachtet.
Mit der richtigen Schreibweise kannst du aber einen letzten „Pluspunkt“ für deine perfekte E-Mail sammeln.

Eine Signatur ist kein Ausdruck der Persönlichkeit

Unterlasse es grundsätzlich, deine Lebensphilosophie in E-Mail-Signaturen auszudrücken. Eine Signatur braucht keinen Sinnspruch und auch keine Auflistung von Hilfsorganisationen, die du unterstützt.

In der Signatur sollten nur die wichtigsten Angaben zum Unternehmen, wie

• Name des Unternehmens,
• Name des Mitarbeiters,
• Position des Mitarbeiters,
• Kontaktdaten wie Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse,
• Adresse der offiziellen Internetseite

vermerkt sein.

Außerdem müssen folgende Pflichtangaben in der Signatur oder an andere Stellen zu finden sein:

• Rechtsform,
• Sitz,
• Registergericht und
• Geschäftsführung

Wenn deine Firma einen publikumswirksamen Werbespruch besitzt, kann dieser natürlich auch in der Signatur verewigt werden. Er sollte allerdings seriös und professionell wirken.

E-Mails mit Sinn

In der täglichen Geschäftskommunikation erreichen uns täglich um die 100 Mails. Viele davon sind vollkommen unnötig. Denn in einem Geschäftsposteingang haben nur Mails etwas zu suchen, die relevante Informationen für den Arbeitsalltag enthalten. Schreiben Sie daher nur eine Mail, wenn Sie etwas Wichtiges zu sagen haben. Unnötige „Kurznachrichten“ mit irrelevantem Inhalt machen Sie schnell zu einem Störenfried in der Inbox.

Nimm dir Zeit für gute E-Mails

Im Arbeitsalltag ist oft wenig Zeit, um lang durchdachte E-Mails zu schreiben. Du solltest dir diese Zeit aber trotzdem nehmen. Denn auch mit der digitalen Kommunikation repräsentierst du dich und dein Unternehmen. Und je übersichtlicher und professioneller die E-Mail, umso besser wirkst du auf deine Kunden.

Dies ist ein Gastartikel von Leonard Maier Er beschreibt sich selbst als junges, aufstrebendes Blog-Talent im Bereich Technik, Internet und Online-Marketing. Neben seinem Studium der Kommunikationswissenschaft und Psychologie ist er einer der Hauptautoren des IT-Blogs www.dworld.de. Von München aus möchte er in Zukunft mit seinem Blog richtig abräumen.

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